Política de tratamiento de datos

Última actualización: 1 de octubre de 2026

1. Responsable del tratamiento

Julio César Ángel Zuluaga, identificado con cédula de ciudadanía 1017193663, con domicilio en Medellín, Antioquia, Colombia, quien opera la comunidad de softcombat Mil Espadas y el sitio milespadas.com (en adelante, “Mil Espadas”).

Correo de contacto para asuntos de datos personales: jcangelz83@gmail.com.

2. Marco legal

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas que regulan la protección de datos personales en Colombia.

3. Datos que recolectamos

Datos de cuenta: nombres, apellidos, seudónimo, correo electrónico y contraseña (guardada cifrada; nadie en Mil Espadas puede verla).
Datos de identificación y seguridad: tipo y número de documento, celular, EPS o servicio de salud y un contacto de emergencia (nombre y teléfono). Si eres menor de edad, también nombre, documento, teléfono y correo de tu madre, padre o acudiente.
Imagen: fotografías y videos tomados durante las jornadas y actividades, según la autorización de uso de imagen de los Términos y condiciones.
Datos demográficos: fecha de nacimiento, género, ciudad o municipio, cómo conociste Mil Espadas y tu experiencia previa en combate o softcombat (esta última es opcional).
Datos de participación: asistencia a jornadas, equipo, experiencia (EXP), monedas, niveles, rangos, logros, réplicas desbloqueadas y resultados de duelos en la Arena.
Datos de perfil que tú decides publicar: foto de perfil, imagen de portada, biografía, redes sociales y los logros que elijas destacar.
Datos técnicos: dirección IP y datos de navegación necesarios para la seguridad del sitio (por ejemplo, para limitar intentos de acceso).

Dato sensible: la EPS o servicio de salud es un dato relacionado con tu salud. Lo pedimos únicamente para poder actuar si sufres un accidente durante una actividad. Al registrarte nos das tu autorización expresa para tratarlo con esa sola finalidad; no estás obligado a entregar datos sensibles. No recolectamos otros datos sensibles (como origen racial, orientación sexual o datos biométricos).

4. Finalidades

Crear y administrar tu cuenta de jugador y verificar tu correo.
Registrar tu progreso en las jornadas, la Arena y el sistema de niveles, rangos y logros.
Enviarte correos sobre tu cuenta y tu actividad: verificación, recuperación de contraseña, resúmenes de jornada, logros, rangos y resúmenes semanales.
Mostrar tu seudónimo, nivel, rango y la información de perfil que decidas hacer pública dentro de la comunidad.
Elaborar estadísticas internas y anónimas (por ejemplo, rangos de edad, ciudades y canales por los que nos conocen) para planear mejores jornadas, eventos y contenidos.
Atender emergencias y accidentes durante las actividades: identificarte, avisar a tu contacto de emergencia y coordinar atención en salud.
Mantener la seguridad del sitio y prevenir fraudes o abusos.

Tus datos demográficos, de identificación y de seguridad no se muestran en tu perfil público ni se comparten con otros jugadores; solo los consulta el equipo de Mil Espadas.

5. Datos de niñas, niños y adolescentes

Si eres menor de 18 años, solo puedes registrarte con la autorización de tu madre, padre o representante legal, que se solicita durante el registro. El tratamiento de estos datos respeta el interés superior del menor y sus derechos fundamentales. El representante legal puede ejercer en su nombre los derechos descritos en esta política.

6. Tus derechos

Como titular de los datos tienes derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
Solicitar prueba de la autorización que nos diste.
Ser informado sobre el uso que les hemos dado.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Revocar la autorización o pedir que eliminemos tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
Acceder gratuitamente a tus datos.

7. Cómo ejercer tus derechos

Escríbenos a jcangelz83@gmail.com indicando tu nombre, seudónimo, correo de la cuenta y tu solicitud.

Consultas: se responden en máximo diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles más, informándote el motivo.
Reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria): se responden en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, informándote el motivo.

8. Seguridad y conservación

Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables para proteger tus datos: contraseñas cifradas, conexión segura (HTTPS), acceso restringido al personal autorizado y copias de seguridad. Conservamos tus datos mientras tu cuenta esté activa y, después, solo el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas o las obligaciones legales.

9. Encargados y transferencias

Para operar el sitio usamos proveedores de alojamiento web y envío de correos que actúan como encargados del tratamiento y pueden almacenar datos fuera de Colombia, con medidas de protección adecuadas. No vendemos ni cedemos tus datos a terceros con fines comerciales.

10. Cambios a esta política

Si cambiamos esta política de forma sustancial, te lo informaremos por correo o en el sitio antes de aplicar los cambios.

12. Tratamiento de datos personales relacionados con membresías y pagos recurrentes

1. Administración de membresías

Cuando el titular contrate, utilice o sea beneficiario de una membresía de Mil Espadas, Mil Espadas podrá recolectar, almacenar, consultar, actualizar, usar y, cuando corresponda, transmitir o transferir los datos personales necesarios para administrar dicha relación.

El tratamiento podrá realizarse, entre otras, para las siguientes finalidades:

a. Registrar, identificar y autenticar al usuario y asociarlo con su membresía.
b. Crear, activar, administrar, renovar, suspender, cancelar y mantener actualizado el estado de la membresía.
c. Llevar registro de los períodos de vigencia, renovaciones, pagos y demás eventos asociados con la membresía.
d. Gestionar los cobros iniciales y recurrentes correspondientes a la membresía y verificar su estado.
e. Gestionar intentos de cobro posteriores cuando un pago recurrente haya sido rechazado, conforme a las condiciones de la membresía aceptadas por el titular.
f. Enviar comunicaciones necesarias para la prestación del servicio, incluyendo confirmaciones de activación y pago, avisos de renovación, notificaciones de pagos rechazados, períodos de gracia, suspensión, reactivación, cancelación y modificaciones relevantes del servicio.
g. Atender consultas, peticiones, quejas, reclamos, solicitudes de devolución, reversión de pagos y demás solicitudes relacionadas con la membresía.
h. Prevenir, detectar, investigar y gestionar posibles fraudes, suplantaciones, usos indebidos de cuentas, incumplimientos de los Términos y Condiciones o conductas contrarias a las Normas de Convivencia, Seguridad y Juego de Mil Espadas.
i. Conservar evidencia de las autorizaciones, consentimientos y aceptaciones otorgadas por el titular, incluyendo la fecha y hora de aceptación, usuario asociado y versión de los términos, políticas o autorizaciones aceptadas.
j. Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, administrativas y de protección al consumidor que resulten aplicables.

2. Datos tratados para la administración de la membresía

Para las finalidades anteriores, Mil Espadas podrá tratar, según corresponda:

Nombre o identificación del usuario.
Correo electrónico y demás datos de contacto suministrados.
Identificador de usuario o cuenta dentro de Mil Espadas.
Estado de la membresía.
Fecha de inicio, renovación, vencimiento, suspensión y cancelación.
Fechas y estado de los cobros realizados.
Referencias e identificadores de las transacciones.
Marca o franquicia de la tarjeta utilizada.
Últimos cuatro (4) dígitos de la tarjeta, cuando esta información sea suministrada por el procesador de pagos.
Identificador o token del medio o fuente de pago proporcionado por el proveedor de pagos para permitir los cobros autorizados.
Información necesaria para conciliación, atención de reclamaciones y prevención de fraude.
Evidencia de las autorizaciones y consentimientos otorgados, incluyendo fecha, hora, usuario y versión de los documentos aceptados.

Mil Espadas no almacena directamente el número completo de las tarjetas de crédito o débito ni su código de seguridad (CVV). Estos datos son capturados y procesados por el proveedor de servicios de pago correspondiente bajo sus propios sistemas y estándares de seguridad.

3. Procesamiento de pagos mediante Wompi o Mercado Pago

Mil Espadas utiliza a Wompi o a Mercado Pago (según la pasarela habilitada) como proveedor tecnológico para el procesamiento de pagos electrónicos y la gestión de los medios de pago utilizados para realizar cobros recurrentes.

Cuando el titular registra un medio de pago, determinada información necesaria para procesar y autorizar la operación será recolectada y tratada por Wompi conforme a sus propios términos, autorizaciones y Política de Tratamiento de Datos Personales.

Wompi podrá almacenar y procesar de forma segura la información del medio de pago y proporcionar a Mil Espadas identificadores, tokens o referencias que permitan gestionar los cobros posteriores autorizados por el titular, sin que Mil Espadas tenga que almacenar directamente los datos completos de la tarjeta.

La autorización otorgada a Mil Espadas para el tratamiento de datos personales no sustituye las autorizaciones que Wompi deba obtener directamente del titular conforme a la legislación aplicable y sus propias políticas.

Durante el proceso de pago, el titular deberá aceptar separadamente los documentos y autorizaciones de Wompi que resulten aplicables.

4. Proveedores tecnológicos, transmisión y transferencia de información

Mil Espadas podrá suministrar o permitir el acceso a determinados datos personales a proveedores tecnológicos, proveedores de infraestructura, alojamiento, comunicaciones, analítica, seguridad, prevención de fraude, atención al usuario, procesamiento de pagos y demás terceros cuya intervención sea necesaria para prestar y administrar los servicios de Mil Espadas.

Cuando dichos terceros actúen por cuenta de Mil Espadas como encargados del tratamiento, el tratamiento se realizará conforme a las instrucciones de Mil Espadas, las finalidades autorizadas por el titular y las obligaciones de confidencialidad, seguridad y protección de datos aplicables.

Cuando la operación implique una transferencia de datos a otro responsable del tratamiento, o una transmisión o transferencia internacional de información, Mil Espadas aplicará los requisitos previstos en la legislación colombiana vigente.

La información compartida se limitará a aquella que resulte razonablemente necesaria para la finalidad correspondiente.

5. Comunicaciones relacionadas con la membresía

El titular autoriza a Mil Espadas a utilizar sus datos de contacto para enviar comunicaciones directamente relacionadas con la ejecución y administración de su membresía.

Estas comunicaciones podrán incluir, entre otras, confirmaciones de pago, información sobre la activación de beneficios, renovaciones, cobros rechazados, reintentos de cobro, períodos de gracia, suspensión, reactivación, cancelación, cambios en las condiciones de la membresía y demás información necesaria para la adecuada prestación del servicio.

Las comunicaciones estrictamente necesarias para ejecutar o administrar la membresía se diferencian de las comunicaciones publicitarias o promocionales, las cuales estarán sujetas a las autorizaciones y mecanismos de oposición o supresión que resulten aplicables.

6. Conservación de información

Los datos relacionados con la membresía serán conservados durante el tiempo necesario para mantener y administrar la relación con el titular y, una vez terminada, durante los períodos que resulten razonablemente necesarios para atender obligaciones legales, contables, tributarias, contractuales, administrativas, de protección al consumidor, seguridad, prevención de fraude o defensa frente a reclamaciones.

Una vez desaparezcan las finalidades que justifican el tratamiento y no exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación, los datos serán eliminados, anonimizados o sometidos al tratamiento que corresponda de conformidad con la legislación aplicable.

7. Datos personales de niños, niñas y adolescentes

Cuando una membresía tenga como beneficiario a un menor de edad, Mil Espadas aplicará las garantías especiales establecidas por la legislación colombiana para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes.

La contratación y autorización de cobros recurrentes deberán ser realizadas por una persona mayor de dieciocho (18) años con capacidad para contratar.

Cuando sea necesario tratar datos personales de un menor para permitir su participación como beneficiario de la membresía o en actividades de Mil Espadas, se solicitará la autorización de su padre, madre o representante legal cuando legalmente corresponda.

En todo tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se respetará su interés superior y sus derechos fundamentales y, cuando corresponda atendiendo a su edad y grado de madurez, se tendrá en cuenta su opinión.

Los datos de menores no serán utilizados para finalidades incompatibles con aquellas que justificaron su recolección.

8. Evidencia de autorizaciones

Mil Espadas conservará evidencia susceptible de consulta posterior de las autorizaciones y consentimientos otorgados por los titulares.

Esta evidencia podrá comprender, entre otros elementos, la fecha y hora de aceptación, el usuario o cuenta asociada, la versión de los Términos y Condiciones, Política de Tratamiento de Datos y demás documentos aceptados, así como registros técnicos razonablemente necesarios para demostrar la autorización otorgada.

9. Relación con los demás documentos de Mil Espadas

El tratamiento de información relacionado con las membresías deberá interpretarse conjuntamente con la Política de Tratamiento de Datos Personales de Mil Espadas, los Términos y Condiciones, los términos particulares de cada membresía y las Normas de Convivencia, Seguridad y Juego.

La suspensión o terminación de una membresía por incumplimiento de dichas normas podrá dar lugar al tratamiento y conservación de la información estrictamente necesaria para documentar el incidente, adoptar las medidas correspondientes, gestionar reclamaciones, garantizar la seguridad de los participantes y prevenir usos indebidos, de conformidad con las finalidades autorizadas y la legislación aplicable.

El ejercicio de los derechos de los titulares sobre sus datos personales se realizará a través de los canales, procedimientos y términos establecidos en la sección general de esta Política de Tratamiento de Datos Personales.

13. Vigencia

Esta política rige desde el 1 de octubre de 2026. La sección 12 (membresías y pagos recurrentes) rige desde el 2 de octubre de 2026.